undefined
undefined
undefined
Pengertian Arsip
Istilah arsip bisa mengandung berbagai
macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan
ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat
penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya.
Secara etimologis istilah arsip dalam Bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam Bahasa Inggris disebut “arcihive”,
berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari
kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.
Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti
“gedung pernerintahan”. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai
tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam bahasa Inggris, arsip juga sering
dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah,
tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan
untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering disebut sebagai berkas. Ada
juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record
dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi
atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban
atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang
berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih
luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti
dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat
dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work).
Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan
tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan
swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya
disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu
organisasi.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971 pada Bab I, pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’ ialah:
a. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
b. Naskah-naskah
yang dibuat da diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan
ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah.
Karakter Arsip
Arsip memiliki karakter yang disebut
karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas
arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :
1) Otentik, arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya
(kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki
informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan/diterima, memiliki
arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, memberikan
layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi
penciptanya.
2) Legal, arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk
mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi
keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3) Unik, tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda
dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan
memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Adapun copy
(duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan
maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
4) Reliable, keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat
dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
Guna dan Fungsi
Arsip
Selain arsip memiliki karakter, juga
memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer
dan nilai guna skunder.
1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan
pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah,
swasta, maupun perorangan. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai
penunjang tugas pada saat sedang berlangsung, tapi berguna pula untuk masa yang
akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi
pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna
administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.
2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan
pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun
perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti
dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian
dan informasional.
Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman,
memori, sejarah, penunjang aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi,
alat pengambil keputusan, bahan bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan
wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun budaya.
Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut digunakan
dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang
terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun.
Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.
Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971,
fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam
literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas
records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik
sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa
perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan
untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang
memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan
penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis
inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan
terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan
administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun
sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang
tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung
bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi
penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi..
Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat
dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam
satu tahun.
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan
arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam
suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk
disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan
biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut
dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang
sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
