undefined
undefined
undefined
DEFINISI
MANAJEMEN
Pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :
- Manajemen sebagai suatu proses
- Manajemen sebagai suatu proses
Pengertian manajemen sebagai suatu
proses dapat dilihat dari pengertian menurut :
1. Encylopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.
2. Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.
- Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
1. Encylopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi.
2. Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.
- Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
Manajemen sebagai kolektivitas yaitu
merupakan suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai
suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-orang inilah yang
disebut dengan manajemen, sedang orang yang bertanggung jawab terhadap
terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas manajemen disebut
Manajer.
- Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni
Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :
1. Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The Function Of The Executive
- Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni
Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen. Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :
1. Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The Function Of The Executive
2. Marry Parker Follett menyatakan
bahwa manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Dari devinisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
FUNGSI
MANAJEMEN
Fungsi
manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan
oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20.
Pada hakekatnya fungsi-fungsi manajemen
menurut beberapa ahli dapat dikombinasikan menjadi 10 fungsi, yaitu:
- Forecasting (ramalan)
Kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan. - Planning (perencanaan)
Penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan. - Organizing (organisasi)
Pengelompokkan kegiatan untuk mencapai tujuan, termasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya. - Staffing atau Assembling Resources (penyusunan
personalia)
Penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru, latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi. - Directing atau Commanding (pegarahan atau mengkomando)
Usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. - Leading
Pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. - Coordinating (koordinasi)
Menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling lempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan. - Motivating (motivasi)
Pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela. - Controlling (pengawasan)
Penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan. - Reporting (pelaporan)
Penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan.
1.1. Pendekatan Manajemen Klasik
Aliran klasik, terdiri dari :
Manajemen Ilmiah
Tokoh utama aliran ini adalah Frederick Winslow Taylor yang menulis buku “Scientific Management”. Tokoh: Frederick Taylor (1856-1915), Henry L.Gantt (1861-1919), Frank B. Gilberth (1868-1924), Lilian M. Gilberth (1878-1972).
Tokoh utama aliran ini adalah Frederick Winslow Taylor yang menulis buku “Scientific Management”. Tokoh: Frederick Taylor (1856-1915), Henry L.Gantt (1861-1919), Frank B. Gilberth (1868-1924), Lilian M. Gilberth (1878-1972).
a)
Empat prinsip dasar manajemen ilmiah, yaitu :
- Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar metode yang paling baik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
- Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas suatu tugas sesuai dengan kemampuannya.
- Pendidikan dan pengembangan ilmiah karyawan
- Kerjasama yang baik antara manajemen dan karyawan
- Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar metode yang paling baik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
- Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas suatu tugas sesuai dengan kemampuannya.
- Pendidikan dan pengembangan ilmiah karyawan
- Kerjasama yang baik antara manajemen dan karyawan
b)
Teori Organisasi
Birokratis
Tokoh utama aliran ini adalah Max Weber. Tokoh : Henry
Fayol (1841-1925), Max Webber (1864-1920), Mary Parker Follett (1868-1933), Chester
I. Barnard (1886-1961). Beberapa karakteristik konsep birokrasi Weber, yaitu
• Pembagian tugas yang jelas, pekerjaan ditentukan secara jelas menjadikan karyawan lebih terampil terhadap pekerjaan itu
• Hierarki wewenang yang jelas, posisi wewenang dan tanggung jawab ditentukan dengan jelas, setiap posisi melaporkan pada posisi lain yang lebih tinggi
• Aturan dan prosedur formal, petunjuk tertulis yang mengatur setiap perilaku dan keputusan dibuat secara formal
• Impersonal, aturan dan prosedur diterapkan secara menyeluruh, tidak ada yang mendapat perlakuan khusus
• Jenjang karier didasarkan atas kualitas, karyawan dipilih dan dipromosikan berdasarkan kemampuan dan kinerja, manajer harus karyawan yang professional.
• Pembagian tugas yang jelas, pekerjaan ditentukan secara jelas menjadikan karyawan lebih terampil terhadap pekerjaan itu
• Hierarki wewenang yang jelas, posisi wewenang dan tanggung jawab ditentukan dengan jelas, setiap posisi melaporkan pada posisi lain yang lebih tinggi
• Aturan dan prosedur formal, petunjuk tertulis yang mengatur setiap perilaku dan keputusan dibuat secara formal
• Impersonal, aturan dan prosedur diterapkan secara menyeluruh, tidak ada yang mendapat perlakuan khusus
• Jenjang karier didasarkan atas kualitas, karyawan dipilih dan dipromosikan berdasarkan kemampuan dan kinerja, manajer harus karyawan yang professional.
1.2. Pendekatan Sumber Daya
Manusia/Perilaku Manusia
Tokoh yang terkenal pada aliran ini adalah Elton Mayo, Mayo menemukan bahwa hubungan manusiawi diantara karyawan dengan manajer lebih penting dalam menentukan produktivitas, perhatian khusus dari manajer puncak mendorong peningkatan motivasi mereka, daripada perubahan variabel seperti upah, jam kerja atau periode istirahat. Fenomena ini dikenal sebagai “Hawthorne effect”. Elton Mayo (1880-1949), Abraham Maslow, Douglas McGregor.
Tokoh yang terkenal pada aliran ini adalah Elton Mayo, Mayo menemukan bahwa hubungan manusiawi diantara karyawan dengan manajer lebih penting dalam menentukan produktivitas, perhatian khusus dari manajer puncak mendorong peningkatan motivasi mereka, daripada perubahan variabel seperti upah, jam kerja atau periode istirahat. Fenomena ini dikenal sebagai “Hawthorne effect”. Elton Mayo (1880-1949), Abraham Maslow, Douglas McGregor.
McGregor : membedakan 2 asumsi dasar alternatif mengenai manusia dan
pendekatan mereka terhadap pekerjaan. 2 asumsi tersebut memunculkan teori X dan
teori Y.
Teori X : pandangan tradisional tentang motivasi –> pekerjaan yang dibenci oleh karyawan yang harus diberi motivasi dengan paksaan uang dan pujian.
Teori Y : pekerja/orang sudah memiliki motivasi untuk bekerja melakukan pekerjaan dengan baik.
Teori X : pandangan tradisional tentang motivasi –> pekerjaan yang dibenci oleh karyawan yang harus diberi motivasi dengan paksaan uang dan pujian.
Teori Y : pekerja/orang sudah memiliki motivasi untuk bekerja melakukan pekerjaan dengan baik.
1.3. Pendekatan Management Science
Aliran kuantitatif (management science), merupakan ilmu manajemen yang berdasarkan teknik-teknik matematis untuk pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, biasanya digunakan dalam kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen aliran kas, scheduling produksi, pengembangan strategi produk, perencanaan program pengembangan sumber daya manusia dsb.
Aliran kuantitatif (management science), merupakan ilmu manajemen yang berdasarkan teknik-teknik matematis untuk pemecahan masalah dan pembuatan keputusan, biasanya digunakan dalam kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen aliran kas, scheduling produksi, pengembangan strategi produk, perencanaan program pengembangan sumber daya manusia dsb.
Pendekatan manajemen kauntitatif mencakup karakteristik sebagai berikut ;
- Konsentrasi pada pengambilan keputusan dan dampak akhir bagi tindakan manajemen
- Penggunaan kriteria ekonomi dalam keputusan (biaya, pendapatan, deviden)
- Penggunaan model matematis dengan hukum dan rumus yang canggih
- Penggunaan komputer untuk mempercepat proses
- Konsentrasi pada pengambilan keputusan dan dampak akhir bagi tindakan manajemen
- Penggunaan kriteria ekonomi dalam keputusan (biaya, pendapatan, deviden)
- Penggunaan model matematis dengan hukum dan rumus yang canggih
- Penggunaan komputer untuk mempercepat proses
1.4. Pendekatan Manajemen Modern
1) Pendekatan Sistem (System Approaches)
Pendekatan system dalam manajemen artinya memandang organisasi sebagai suatu satu kesatuan yang menyeluruh yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Pada dasarnya system merupakan sub system-sub system yang saling berhubungan dan saling bergantung.
Manajemen memandang system sebagai system tertutup dan system terbuka. Manajemen system tertutup memusatkan pada hubungan-hubungan dan konsistensi internal (kesatuan perintah, rentang kendali, wewenang dan delegasi) sedangkan system terbuka mempertimbangkan pengaruh lingkungan, tetapi secara fungsional tidak menghubungkannya dengan konsep-konsep dan teknik-teknik manajemen yang mengarahkan ke pencapaian tujuan.
1) Pendekatan Sistem (System Approaches)
Pendekatan system dalam manajemen artinya memandang organisasi sebagai suatu satu kesatuan yang menyeluruh yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan dan sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Pada dasarnya system merupakan sub system-sub system yang saling berhubungan dan saling bergantung.
Manajemen memandang system sebagai system tertutup dan system terbuka. Manajemen system tertutup memusatkan pada hubungan-hubungan dan konsistensi internal (kesatuan perintah, rentang kendali, wewenang dan delegasi) sedangkan system terbuka mempertimbangkan pengaruh lingkungan, tetapi secara fungsional tidak menghubungkannya dengan konsep-konsep dan teknik-teknik manajemen yang mengarahkan ke pencapaian tujuan.
2) Pendekatan Kontingensi (Contingency Approaches)
Pendekatan ini memandang bahwa tugas manajer adalah mengidentifikasikan teknik mana pada situasi tertentu, di bawah keadaan tertentu dan pada waktu tertentu akan membantu pencapaian tujuan manajemen.
Perbedaan kondisi dan situasi membutuhkan aplikasi dan teknik manajemen yang berbeda, karena tidak ada teknik, prinsip dan konsep universal yang dapat diterapkan dalam seluruh kondisi. Pendekatan ini memasukkan variable-variabel lingkungan dalam analisanya, karena perbedaan kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen yang berbeda pula.
Pendekatan ini memandang bahwa tugas manajer adalah mengidentifikasikan teknik mana pada situasi tertentu, di bawah keadaan tertentu dan pada waktu tertentu akan membantu pencapaian tujuan manajemen.
Perbedaan kondisi dan situasi membutuhkan aplikasi dan teknik manajemen yang berbeda, karena tidak ada teknik, prinsip dan konsep universal yang dapat diterapkan dalam seluruh kondisi. Pendekatan ini memasukkan variable-variabel lingkungan dalam analisanya, karena perbedaan kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen yang berbeda pula.
3) Pendekatan Keterlibatan Dinamik (Dinamik Engagement)
Pandangan bahwa waktu dan hubungan manusia mendesak manajemen untuk memikirkan ulang pendekatan tradisional dalam menghadapi perubahan yang terus menerus berlangsung dan cepat.
Pandangan bahwa waktu dan hubungan manusia mendesak manajemen untuk memikirkan ulang pendekatan tradisional dalam menghadapi perubahan yang terus menerus berlangsung dan cepat.
Tingkatan
Manajemen Dan Manajer
Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan baik kegiatan profesi maupun non profesi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, maka manajer dapat diklasifikasi dalam dua cara yaitu tingkatan dalam organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.
Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi tiga golongan yang berbeda yaitu :
1. Manajemen Lini : manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, misalnya mandor atau pengawas produksi dalam suatu pabrik pengawas teknik suatu bagian riset dsb.
2. Manajemen Menengah ( Midle Manager ) : mencakup lebih dari satu tingkatan didalam organisasi.
3. Manajemen Puncak ( Top Manajer ) terdiri atas kelompok yang relatif kecil, yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.
Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.
Ada dua fungsi utama atau keahlian ( skill ) yaitu keahlian teknik ( Teknical Skill ) dan keahlian manajerial ( Managerial Skill ). Keahlian teknik yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarah dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenan tentang hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.
Gambar 1: Tingkatan manajer dalam
organisasi
Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan baik kegiatan profesi maupun non profesi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, maka manajer dapat diklasifikasi dalam dua cara yaitu tingkatan dalam organisasi dan lingkup kegiatan yang dilakukan.
Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi tiga golongan yang berbeda yaitu :
1. Manajemen Lini : manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, misalnya mandor atau pengawas produksi dalam suatu pabrik pengawas teknik suatu bagian riset dsb.
2. Manajemen Menengah ( Midle Manager ) : mencakup lebih dari satu tingkatan didalam organisasi.
3. Manajemen Puncak ( Top Manajer ) terdiri atas kelompok yang relatif kecil, yang bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.
Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.
Ada dua fungsi utama atau keahlian ( skill ) yaitu keahlian teknik ( Teknical Skill ) dan keahlian manajerial ( Managerial Skill ). Keahlian teknik yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas pengarah dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Keahlian manajerial yaitu keahlian yang berkenan tentang hal penetapan tujuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.
Setiap
tingkatan dalam jabatan manajer tersebut akan menjalankan seluruh fungsi
manajemen, namun memiliki titik tekan yang berbeda. Manajer puncak (top
manager) tentu akan menjalankan fungsi perencanaan dan kepemimpinan lebih
besar dibandingkan dengan tingkat manajer di bawahnya, sedangkan manajer
tingkat bawah (first-line manager) akan lebih banyak menjalankan fungsi
pengendalian (controlling) dan pengorganisasian (organizing)
dibandingkan dengan tingakatan manajer yang lain. Hubungan antara tingkatan
manajemen dengan fungsi manajemen tersebut dapat digambarkan sebagaimana gambar
2.
Gambar 2: Hubungan antara tingkatan
manajer dengan fungsi manajemen
Dengan
berbagai pekerjaan tersebut maka pimpinan puncak akan lebih banyak terkait
dengan pekerjaan-pekerjaan pada masa yang akan datang,atau pekerjaan-pekerjaan
yang akan dilakukan. Dalam membuat perencanaan misalnya, seorang manajer harus
memiliki pandangan jauh kedepan dan mampu melihat apa yang akan terjadi
terhadap organisasinya pada masa yang akan datang. Demikian pula pada kegiatan
kepemimpinan, manajer harus mampu meyakinkan kepada seluruh orang yang ada
didalam organisasi, tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang,
dan meyakinkan mereka untuk berbuat kearah yang diharapkan tersebut. Jika
dilihat dari jenis pekerjaan yang dilakukan oleh manajer puncak tersebut maka
terlihat bahwa pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya adalah berkaitan dengan
pekerjaan-pekerjaan konseptual, sehingga manajer puncak dituntut untuk
menguasai keterampilan konseptual (conceptual skill).
Berbeda
dengan manajer menengah (midle managers), yang sebagian besar berkaitan
dengan pekerjaan untuk menjembatani kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh
manajer puncak sehingga dapat diimplementasikan oleh first-line managers,
maka sangat diperlukan kemampuan berhubungan dengan manusia. Kemampuan ini
diperlukan karena manajer menengah berfungsi sebagai penterjemah dari
kebijakan-kebijakan yang seringkali belum mampu dipahami oleh first-line
managers karena adanya berbagai kesenjangan antar tingkatan manajer. Untuk
itulah pada manajer menengah ini kemampuan berhubungan dengan manusia (interpersonal
skills) adalah keterampilan yang
akan sangat membentu dalam menjalankan fungsi manajerialnya.
Sedangkan
bagi first-line managers, merupakan manajer yang bersentuhan langsung
dengan jenis pekerjaan dan proses layanan yang harus ditangani. Kegiatan
pengorganisasian dan pengendalian merupakan fungsi manajemen yang lebih dominan
dikerjakan oleh manajer pada level ini. Oleh karena itu manajer pada level ini
memerlukan orang dengan kemampuan teknis untuk menangani pekerjaan tersebut.
Artinya akan lebih baik orang yang menduduki first-line managers ini
adalah orang yang berkecimpung lama dalam jenis pekerjaan tersebut. Dengan demikian
keterampilan teknis (technical skill) merupakan keterampilan yang
dominan diperlukan oleh manajer pada level ini. Hubungan antara level manajemen
dengan keterampilan tersebut digambarkan sebagaimana gambar 3.
Gambar 3: Keterampilan yang
diperlukan dalam perbedaan level manajemen
Secara
lebih detail kemudian Robbins, Bregman, Stagg dan Coulter (2003) merinci
masing-masing keterampilan tersebut dan menghubungkannya dengan fungsi-fungsi
manajemen sebagaimana pada gambar 4.
Keterampilan
|
Fungsi
Manajemen
|
|||
Perencanaan
|
Pengorganisasian
|
Kepemimpinan
|
Pengendalian
|
|
Kekuasaan
|
√
|
√
|
||
Mendengarkan
|
√
|
√
|
||
Pengelolaan pada kelompok dan
budaya berbeda
|
√
|
√
|
||
Penyusunan anggaran
|
√
|
√
|
||
Pemilihan gaya kepemimpinan yang
efektif
|
√
|
|||
Pelatihan
|
√
|
|||
Membangun tim yang efektif
|
√
|
√
|
||
Mendelegasikan/ pemberdayaan
|
√
|
√
|
||
Memotivasi
|
√
|
√
|
||
Mengembangkan saling percaya
|
√
|
|||
Mendisiplinkan
|
√
|
|||
Mewawancarai
|
√
|
√
|
||
Memanage penolakan terhadap
perubahan
|
√
|
√
|
||
Memanage waktu
|
√
|
√
|
||
Mentoring
|
√
|
|||
Negosiasi
|
√
|
|||
Menyediakan umpan balik
|
√
|
√
|
||
Membangun budaya organisasi
|
√
|
√
|
||
Melaksanakan pertemuan-pertemuan
yang produktif
|
√
|
√
|
√
|
√
|
Melihat kecenderungan lingkungan
eksternal
|
√
|
√
|
||
Mengembangkan visi
|
√
|
√
|
||
Menyelesaikan masalah secara
kreatif
|
√
|
Gambar 4: Hubungan antara
keterampilan manajemen dengan fungsi manajemen
Dari
gambar di atas terlihat bahwa keterampilan dalam wilayah fungsi kepemimpinan
adalah mendominasi dari keterampilan yang diperlukan untuk menjadi seorang
manajer. Ini mengindikasikan bahwa seorang manajer harus memiliki jiwa leadership
yang baik untuk dapat menjalankan profesi manajerialnya, karena sebagaian besar
kegaiatan manajemen akan memerlukan kemampuan leadership.
Dalam
beberapa literatur memang ada yang membedakan antara manajer dan pemimpin,
tetapi dalam kenyataan sehari-hari dalam melaksanakan profesi manajer atau
pemimpin, ternyata kedua hal tersebut (manajer dan pemimpin) sulit sekali untuk
dipisahkan, bahkan seringkali harus menjalankan kedua fungsi tersebut secara
bersamaan.