undefined
undefined
undefined
Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan,
mengklasifikasikan, menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan
manusia. Dokumen
juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai
bukti atau bahan konsultasi. Sementara Keith Davidson, Presiden Xplor
International, (Electronic and Document System Association), menegaskan bahwa
dokumen adalah "package of data structure for informational
purposes". Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan "the
most important vehicle for the transmission of information between
people".
Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi
informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok
lain. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen,
dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi
berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan,
diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa
pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, organisasi,
terlebih bisnis. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun
mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. Kegiatan dokumentasi data sangat
penting dilakukan untuk tujuan:
- Mengamankan data dan informasi penting
- Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry)
- Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval)
- Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan
- Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah.
Jenis, Format dan Media Dokumen
Banyak ragam jenis dokumen, antara lain
formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam, dan sebagainya. Formatnya bisa
dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan sebagainya. Medianya bisa
berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan sebagainya. Jenis, format,
dan media dokumen akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi.
Tahapan dalam Dokumentasi Data
Sebelum melakukan kegiatan dokumentasi,
maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar kegiatan dokumentasi dapat
berlangsung efektif dan efisien, yaitu:
- Memutuskan tujuan kegiatan dokumentasi. Dalam hal ini dianalisis apakah untuk inventarisasi data saja, untuk monitoring status data secara berkala, untuk melayani kegiatan pengelolaan internal plasma nutfah yang bersangkutan, untuk melayani pesanan data bagi pengguna intern, untuk melayani pesanan data bagi pengguna ekstern, ataukah mencakup kesemuanya ?
- Menetapkan skala prioritas kegiatan yang perlu
didokumentasikan.
Perlu ditentukan pada pos kegiatan mana saja diperlukan kegiatan dokumentasi dan pada pos kegiatan yang mana pula belum perlu untuk dilakukan kegiatan dokumentasi. Demikian pula pada pos kegiatan mana saja diperlukan komputerisasi data, dan pada pos kegiatan mana pula cukup dilakukan dokumentasi secara manual. Hal tersebut harus disesuaikan dengan kondisi, kemampuan dan ketersediaan sumberdaya. - Pengelompokan data sesuai dengan macam dan tipenya.
Dengan mengelompokkan data sesuai dengan macam dan tipenya, maka data akan terorganisir secara sistematis serta akan memudahkan dalam memelihara integritas data. - Merencanakan format sistem dokumentasi yang akan digunakan.
- Jika mengunakan sistem dokumentasi secara komputerisasi, maka pada tahap ini mulai ditetapkan perangkat lunak apa yang akan digunakan, direncanakan pula bagaimana tampilan form yang diinginkan, berapa banyak menu yang ada di tiap form, apa saja macam menu yang ada, dan sebagainya. Perancangan tentunya tetap mengacu pada prinsip efisiensi, yaitu penggunaan format seringkas mungkin, namun tidak mengurangi kinerja yang diharapkan.
Beberapa tahapan operasional dalam
kegiatan dokumentasi data meliputi:
- Inventarisasi data, yaitu pengumpulan data yang berasal dari hasil suatu kegiatan baik eksplorasi, konservasi, rejuvenasi, karakterisasi maupun evaluasi.
- Transkripsi data, yaitu kegiatan penentuan dan penyeragaman format data ke dalam bentuk format yang sesuai dengan yang diinginkan. Dalam database komputer, pada kegiatan ini perlu memperhatikan apakah data berupa teks (text), angka (numeric), atau yang lainnya. Perlu diperhatikan pula berapa panjang digit data (field) yang telah ditentukan dalam format sistem dokumentasi. Selain bertujuan untuk mempermudah nantinya dalam kegiatan validasi data, transkripsi data dilakukan dilakukan pula untuk mengelompokkan data ke dalam bentuk pengelolaan yang sistematis.
- Entri data, yaitu pemasukan atau perekaman data ke dalam media penyimpan yang dikelola dalam bentuk sistem basis data (database). Pemasukan data dapat dilakukan secara manual (ke dalam buku catatan) atau komputerisasi (data disimpan berupa file). Dalam database komputer, perancangan sistem harus mengacu pada prinsip efisiensi, yaitu penggunaan format seringkas mungkin, namun tidak mengurangi kinerja yang diharapkan.
- Verifikasi dan validasi data, yaitu pengecekan apakah data yang dimasukkan telah memenuhi kriteria yang diinginkan, yaitu logis dan benar (valid). Dalam database komputer, kegiatan ini dapat dilakukan secara otomatis.
- Pemeliharaan, yaitu pengupayaan agar data yang disimpan akan selalu mengalami peningkatan volume dan bersifat up to date (terkini).
- Pengembangan sistem dokumentasi, yaitu upaya peningkatan kinerja dari sistem dokumentasi agar senantiasa dapat digunakan sesuai dengan yang dinginkan.
